Start Blog Agentur Von Channels über Budgets – Unser Weiterbildungsprozess

Von Channels über Budgets – Unser Weiterbildungsprozess

Von
Helena Fischer
26.03.2020

Wie schaffen wir es, als Unternehmen unsere Mitarbeiter/innen zu motivieren, Weiterbildungsmöglichkeiten auch tatsächlich und regelmäßig  zu nutzen? Jeder, der sich mit diesem Thema beschäftigt, weiß: Das ist gar nicht mal so einfach. Das haben auch Marcel und Jana gemerkt, als sie 2019 das Projekt „Weiterbildungsprozess” für uns in Angriff nahmen.

Der fehlende Überblick

Für uns war das Thema Weiterbildung schon immer wichtig: Auch vor dem Projektstart besuchten wir regelmäßig Fortbildungen, nahmen an wichtigen Events teil und bildeten uns während unserer Arbeitszeit weiter. Doch bei dem morgendlichen Blick in Asana und auf all die neuen Projekte und Tasks die in Kürze anstehen, ertappt man sich dennoch manchmal dabei, die eigene Weiterbildung hinten anzustellen. Außerdem ist es auch immer ein bisschen mühsam, das richtige Event für sich zu finden. Das Angebot ist zwar riesig, aber unübersichtlich. So fällt die Entscheidung dann eher auf das bekannte Event, obwohl es vielleicht kleinere Veranstaltungen oder Workshops gibt, die viel passender wären.

Als Jana und Marcel eine interne Umfrage zu unserem Weiterbildungsprozess durchführten, hatten wir es schwarz auf weiß: Circa 85 % aller Mitarbeiter/innen fühlten sich eher weniger über weiterbildende Veranstaltungen informiert, knapp zwei Drittel sagten außerdem, dass sie Weiterbildungsevents eher in Anspruch nehmen würden, wenn sie einen besseren Überblick über ihre Möglichkeiten hätten. Spätestens jetzt war klar: Hier gibt es großen Handlungsbedarf!

Weiterbildung – Einer unserer 7 Werte

Unsere Werte sind keine Floskeln, sondern fester Bestandteil unseres Berufsalltags. Und dazu gehört der sechste Wert „Persönliche Weiterentwicklung”. Auch deswegen war es uns besonders wichtig, den Wert weiter zu stärken und in unserem Alltag klarer und stärker unterzubringen.

Der Plan: Ein zweitägiger Prozess-Sprint

Meeting Weiterbildung Prozess Sprint Jana Marcel TrafficDesign

Jana & Marcel IM sprint

Im Kick-Off Dokument hält Marcel damals fest:

„Im Moment gibt es keine Struktur bei der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen. Die Motivation an Weiterbildungsveranstaltungen teilzunehmen hat noch Potenzial. Der generelle Ablauf ist ebenso noch nicht geklärt, sodass niemand die Initiative ergreift." 

Der Weiterbildungsprozess bietet also viel Potenzial, welches nur noch ausgeschöpft werden muss. Ab diesem Zeitpunkt beginnen die beiden mit der Umsetzung und planen einen zweitägigen Prozess-Sprint.

 

Wir brauchen eine Plattform!

Was Jana und Marcel zunächst besonders wichtig ist, ist eine Basis zu schaffen. Eine Plattform, in der Informationen zu Weiterbildungsmöglichkeiten einfach und übersichtlich abzurufen sind – und das zugeschnitten auf TrafficDesign. Klar war auch direkt, dass diese Plattform sowohl interne als auch externe Weiterbildungsmöglichkeiten beinhalten sollte. Da wir große Freunde der Google Suite sind, richtete Marcel Mitte 2019 in Google Sites eine Rubrik mit dem Titel „Weiterbildung” ein. Step by Step begannen die beiden, diese zu füllen. So haben wir heute eine Plattform, die uns alle Bereiche der Weiterbildung auf einen Blick ausliefern:

  • eine Veranstaltungsliste mit Themenbereichen & Links
  • eine Liste mit regelmäßigen Online Marketing Events in Köln und Umgebung
  • Tutorials & Artikel zu Online Marketing Basic Themen
  • Webinare & andere Weiterbildungsmöglichkeiten online
  • die wichtigsten E-Books, PDFs & Präsentationen (zum Beispiel von Google) in der Vorschau als auch Ordner mit themenspezifischer Literatur
  • unsere eigenen KnowHow Artikel in einer Übersicht

Plattform für die Übersicht von Weiterbildungsmöglichkeiten auf Google Sites;

In Google Sites finden wir Veranstaltungen, Online Weiterbildungsmögichkeiten und vieles mehr

Über zwei Klicks hat nun jeder von uns alle Weiterbildungsmöglichkeiten im Blick, die zum eigenen Fachbereich passen. Eine monatliche Task erinnert uns außerdem daran, den Kalender regelmäßig zu checken. Einen zusätzlichen Bonus haben die beiden sich auch noch für uns überlegt: Wenn sie coole Seminare oder Veranstaltungen finden, fragen sie uns proaktiv, ob wir nicht Interesse haben. Denn Jana und Marcel sind nun verantwortlich dafür, die Listen zu pflegen und ein Auge auf das Zusammenspiel mit den individuellen Zielen der Mitarbeiter zu haben. Sie kennen die beruflichen Interessen und Ziele jedes einzelnen und können uns dadurch die passenden Veranstaltungen vorschlagen.

Faire Verteilung durch Fortbildungsbudgets

Im nächsten Schritt ging es darum, wie wir den Umfang an Weiterbildung für jeden und jede Mitarbeiter/in fair verteilen können. Denn am liebsten würde natürlich jeder überall hingehen! Das Angebot ist riesig und allein bei uns in Köln finden fast jeden Tag interessante Online Marketing Events, Seminare oder Workshops statt.

Die große Frage, die sich daraus ergibt: Wie grenzen wir das am besten ein? Macht es Sinn, dass man eine Anzahl an Seminaren festlegt, die jeder besuchen kann? Eher weniger, denn es gibt nun mal teure, günstige oder kostenlose Events. So kann schnell ein Ungleichgewicht entstehen, wenn ein oder eine Mitarbeiter/in viel mehr für Weiterbildung bezahlt bekommt, als ein anderer. Es musste also auch hier ein Rahmen her, der festlegt, wie viel Geld in die Weiterbildung jedes einzelnen gesteckt wird. Es ist ausdrücklich gewünscht, dass jeder versucht, sein Fortbildungsbudget bis zum Ende des Jahres aufzubrauchen 50% sind sogar verpflichtend. Außerdem bietet das auch einem selbst die Kontrolle darüber, wie oft wir tatsächlich im Jahr unterwegs waren. Staffelungen gibt es nur in geringem Ausmaß. Neben dem Fortbildungsbudget werden wir mehrere Tage im Jahr freigestellt, um an den Workshops und Events teilnehmen zu können.

#wissensaustausch intern

Obwohl die beiden Bestandteile – Google Sites und ein festes Budget – nun ein großer Schritt waren, fehlte Marcel und Jana immer noch ein wichtiges Detail: Externe Fortbildungen sind abgedeckt. Aber wie sieht es mit interner Weiterbildung aus? Wir alle nehmen KnowHow bei den Veranstaltungen mit zurück in die Agentur. Dieses KnowHow darf auf keinen Fall nur bei einer Person bleiben oder gar im Alltag im Sande verlaufen.

Daher zieht jede Fortbildung vier interne Nachbereitungssteps nach sich:

  1. Jeder, der ein Event oder eine Fortbildung besucht, schreibt darüber ein Recap, in dem er oder sie alle wichtigen Punkte und Eindrücke festhält. Die Recaps sind damit für jeden in unserem Blog nachlesbar.
  2. Das gewonnene Wissen wird auch innerhalb des Teams nachbereitet: Nach interessanten Workshops geben wir in Meetings das wichtige KnowHow an das eigene Team weiter. Dabei müssen die Fortgebildeten Fragen beantworten wie: Was waren die interessantesten Learnings? Und: Wie können wir das gelernte für unsere Kunden oder unser Unternehmen nutzen?
  3. Das Thema kann auch Mitarbeiter/innen aus anderen Teams interessieren? Jana und Marcel richten dazu den Slack Channel #wissensaustausch ein, in dem wir das gesamte Team über jedes KnowHow Meetup informieren. So kann sich jeder aus einem anderen Team mit in den Meetingraum setzen und zuhören.
  4. Zuletzt gibt es auch in jedem großen monatlichen Teammeeting ein kleines Feedback zur Veranstaltung und eine (oder keine) Weiterempfehlung.

Slack Screenshot Channel Wissensaustausch

Im slack channel #wissensaustausch weist z.b. marcel auf ein event hin

Google Sites, Budgets und Channels – Was ist unser Fazit?

2018 waren wir zwar auch noch weniger Mitarbeiter/innen, trotzdem besuchten wir mit Ausnahmen der DMEXCO, des SEO Days und einem Google Sales Workshop fast keine Fortbildungen. 2019 wurde unser Team für insgesamt 43 Fortbildungstage freigestellt und wir investierten ein fünfstelliges Budget, um unsere Weiterbildung zu unterstützen. Hannover, Bielefeld, Berlin, Köln, Hannover, München, Düsseldorf, Hamburg: Wir reisten nicht nur quer durch Deutschland, sondern wurden auch themenspezifischer.

Beispiele gefällig? Marcel und Lucas aus dem SEO Team besuchten das Technical Meetup bei SEO United in Hannover und mit Judith machte Lucas außerdem einen zweitägigen SCRUM Workshop, um diese Methode auch für SEO Projekte zu nutzen. Spannenden, praxisnahen SEO-Input gab es außerdem beim SEO-Workshop mit Mario Jung. Jana und Tom aus dem Paid Media Team gingen zum Blueprint Live Workshop von Facebook und Helena und Lucie aus dem Content Team nahmen am Online Texten Workshop in München teil – und das ist nur ein kleiner Ausschnitt.

Das bedeutet für uns im Umkehrschluss mehr Input, mehr Eindrücke und mehr Inspiration für jeden einzelnen. Außerdem haben wir durch den Google Sites Bereich ein eigenes Nachschlagewerk, in dem ohne Mühen alle wichtigen Fragen beantwortet werden und wir Links zu Webinaren und Literatur finden. Insgesamt haben Jana und Marcel viele Stunden damit verbracht, uns Steine aus dem Weg zu räumen. Und sie sind immer noch dabei, uns neue Events zu zeigen und neuen Input zu geben.

Wo genau vor einem Jahr nur 15 % von uns zufrieden mit den Informationen über Weiterbildungsmöglichkeiten waren, sprechen die Zahlen heute eine andere Sprache: Denn heute fühlen sich 8 von 10 aller Mitarbeiter gut über Weiterbildungsmaßnahmen informiert. Und auch den neuen Prozess von Jana und Marcel finden 9 von 10 aller Mitarbeiter zielführend! Aus dem riesigen Projekt ist ein weiterer, gelungener Workflow geworden. An dieser Stelle nochmal ein großes Danke an Jana und Marcel!

Fortbildungen 2019 Collage