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Homeoffice – Zwischen Selbstdisziplin und Wäschekorb

Von
Jennifer Frankreiter
10.03.2020

Montagmorgen, du bist gerade aufgestanden, hast den ersten Kaffee der neuen Woche getrunken und machst dich auf den Weg zum Bahnhof. Natürlich ist heute ein typischer Montag, du hast in der App nicht gesehen, dass das absolute Bahnchaos ausgebrochen ist und heute kein Zug fährt. Toll! „Und wie komme ich jetzt zur Arbeit?”, denkst du dir. Glücklicherweise gibt es bei so einem verkorksten Morgen die rettende und perfekte Lösung: Homeoffice. Schnell das Team kontaktiert, machst du dich also auf den Rückweg nach Hause und startest deinen Arbeitstag.

Wie wir die Herausforderungen des Homeoffice meistern

Auch, wenn wir die Möglichkeit haben aus dem Homeoffice zu arbeiten, legen wir generell Wert darauf, mehr Zeit im Büro als im Homeoffice zu verbringen. Wir leben ein freundschaftliches Miteinander und die persönliche Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Trotzdem ist uns bewusst, dass die Möglichkeit Homeoffice zu machen, den Arbeitsalltag enorm erleichtern kann und für einen funktionierenden Agenturalltag unausweichlich ist. Dennoch gibt es beim Thema Homeoffice oftmals Vorurteile! Wir haben die gängigsten für euch zusammengestellt und zeigen Lösungen, wie wir die Herausforderungen meistern.

Unten haben wir in unserer ultimativen Homeoffice-Checkliste die fünf besten Tipps vermerkt, mit denen euch ein erfolgreicher Arbeitstag im Homeoffice garantiert ist.

Wir vereinfachen die Kommunikation

Flexibles Arbeiten von zu Hause steht des Öfteren im Verruf, unproduktiv und generell problematisch zu sein. Man könne nicht mit den Kolleg/innen oder dem Team kommunizieren und die Workflows würden unnötig verkompliziert. Natürlich ist es nicht dasselbe wie die Arbeit im Büro, da man physisch ja nicht anwesend ist. Aber mit ein wenig Flexibilität auf beiden Seiten lässt sich dieses „Problem” schnell beheben. Wir kommunizieren zum Beispiel mit Slack, einem webbasierten Instant-Messaging-Dienst, wodurch die Arbeit im Team deutlich vereinfacht wird. Da wir bei TrafficDesign unsere Werte leben und uns stetig weiterentwickeln wollen, sind die individuellen Charaktere, Ziele und Lebenssituationen der Mitarbeiter/innen kein Hindernis, sondern eine Bereicherung. Nur glückliche Mitarbeiter/innen sind gute Mitarbeiter/innen, darum ist es auch umso wichtiger dafür zu sorgen, dass die Work-Life-Balance stimmt.

Die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten, spielt da eine wichtige Rolle. Die richtige Organisation ist das A und O. Das Organisationstool Asana ist da eine immense Hilfe, um Projekte, deren Zuständigkeit und Deadlines zu organisieren und den Überblick zu behalten. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob sich ein Mitarbeiter/innen im Homeoffice befindet oder vor Ort im Büro sitzt. Es ist also kein unüberbrückbares Hindernis, sondern einfach eine alternative Kommunikationsform, die sich für uns bewährt hat. Zoom ist zum Beispiel eine weitere Möglichkeit mit Teammitgliedern im Homeoffice zu kommunizieren. Dadurch kann man unkompliziert und schnell zu einem Meeting zugeschaltet werden.

Egal ob im Büro oder im Homeoffice, mit der Kommunikation untereinander haben wir dank praktischen Tools wie Asana, Slack oder Zoom keine Probleme. 

Warum wir gerne ins Büro kommen

Ein weiteres beliebtes Vorurteil, im Zusammenhang mit Homeoffice ist die Annahme, dass das Büro einem Geisterhaus gleicht, weil niemand mehr vor Ort sein wird. Tatsächlich stimmt das aber nicht. Bei uns kommt der größte Anteil der Kolleg/innen täglich ins Büro, egal wie weit der Weg zur Arbeit ist. Einige haben einen festen Tag in der Woche an dem sie im Homeoffice arbeiten, da sie eine etwas weitere Strecke pendeln müssen und sich so ihren Arbeitsalltag besser strukturieren und organisieren können. Bei Arztterminen oder wenn sich Handwerker ankündigen, ist es ebenfalls die beste Alternative, um produktiv zu sein. Außerdem ist es wohl sicher zu sagen, dass hier jeder gerne zur Arbeit kommt, was nicht zuletzt an der entspannten Arbeitsatmosphäre und dem freundschaftlichen Miteinander liegt. Weitere Benefits, die das Arbeiten in der Agentur umso schöner machen, sind die top-ausgestatteten Arbeitsplätze, die gemeinsamen Mittagspausen mit den Kolleg/innen, das frische Obst und natürlich der hochwertige Kaffee.  

Dass niemand mehr ins Büro kommt, weil das Arbeiten im Homeoffice attraktiver ist, können wir nicht bestätigen. Durch die entspannte Atmosphäre, tolle Arbeitskolleg/innen, gemeinsame Mittagspausen und weitere Benefits ist die Anwesenheit gesichert.  

„Die Verführung der Ablenkungen” – Arbeit und Privates voneinander trennen

Die Wahrscheinlichkeit in den eigenen vier Wänden abgelenkt zu werden, ist ziemlich groß. Der Wäschekorb platzt aus allen Nähten, die Küche sieht nach der gestrigen Plätzchen-Back-Aktion immer noch aus als hätte es Puderzucker geschneit und das Wohnzimmer könnte auch mal wieder gesaugt werden. So viele To-dos, bei denen die Bezeichnung „Homeoffice” doch gleich eine ganz andere Bedeutung bekommt.

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Wie kann man sich da auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, privates und berufliches trennen und diszipliniert bei der Sache bleiben? Mit dieser Checkliste gehen wir sicher, dass wir auch von zu Hause konzentriert und produktiv arbeiten können.

Die ultimative Checkliste, um im Homeoffice organisiert und motiviert zu bleiben

1. Ungestörte und angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen

Um von zu Hause aus genauso gut, produktiv und effektiv arbeiten zu können wie im Büro, sollte man sich einen festen Arbeitsplatz einrichten. Natürlich könnte man auch in der Küche oder auf der Couch sitzen und arbeiten, allerdings liegen hier die potenziellen Ablenkungsquellen nur eine Armlänge entfernt. Besser ist ein Platz, an dem man mit gutem Equipment ausgestattet ist, sofern man keinen Arbeitslaptop zur Verfügung gestellt bekommt. Den haben wir zum Glück und dürfen diesen auch mit nach Hause nehmen, was eine unkomplizierte Weiterarbeit ermöglicht. Am wichtigsten ist aber, dass man sich einen Ort schafft, an dem man sich wohlfühlt. 

2. Den normalen morgendlichen Rhythmus beibehalten

Arbeitet man einen oder sogar mehrere Tage von zu Hause aus, ist es natürlich verlockend, etwas langsamer in den Tag zu starten, als sonst. Mal 20 min länger im Bett bleiben? Homeoffice macht’s möglich! Das Homeoffice bietet Freiheiten, die ein Arbeitstag im Büro nicht hat. Doch auch für einen Arbeitstag zu Hause gilt: Never change a winning system. Also Wecker auf halb sieben, frisch machen, Kaffee trinken und los geht’s!

3. Den Arbeitstag strukturieren

Den Spruch „Ordnung ist das halbe Leben” versteht man spätestens, wenn man die eigenen vier Wände um sich hat. Eine 40-Stunden-Woche im Büro verbringen und dabei seine sozialen Kontakte, Hobbys und den Haushalt nicht zu vernachlässigen, ist ohne einen Hauch von Organisation kaum möglich. Genauso verhält es sich mit dem Arbeiten im Homeoffice. Ohne Planung funktioniert hier eher wenig.

Den richtigen Arbeitsplatz finden, die Gefahren der Ablenkung auf ein Minimum zu reduzieren und konzentriert arbeiten ist eine Kunst für sich, aber nicht unmöglich. Die Prioritäten müssen gesetzt werden, wie in jedem anderen Büro auch. Eine klare Zielsetzung der Aufgaben, die an besagtem Tag erledigt werden müssen, hilft schon oft dabei, die Arbeit im Homeoffice besser zu strukturieren. Asana ist eine tolle Hilfe, die uns auch im Homeoffice konkrete To-dos anzeigt. Um im Rahmen eines Projektes verbindlich zu kommunizieren, nutzen wir ebenfalls Asana. Hier kann man sich super absprechen und gegenseitig auf dem neuesten Stand halten. Das ist im Homeoffice unerlässlich, um nicht den Überblick zu verlieren.

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4. Regelmäßige Kommunikation durch Video-Konferenzen und Chats

So angenehm es sein kann, mal ein paar Tage zu Hause zu arbeiten, gerade wenn man sich nicht gut fühlt - irgendwann wird es langweilig. Die kleinen Gespräche auf dem Büroflur fehlen, das Mittagessen ohne die Kolleg/innen schmeckt nur halb so gut und generell beginnt man mit der Zeit, sich einsam zu fühlen. Damit das nicht passiert, haben wir spezielle Kommunikationsregeln eingeführt, um uns auch daheim als Team zu fühlen und so zu arbeiten: 

  • Im gemeinsamen Kommunikationskanal Slack kommunizieren wir unsere An- und Abwesenheit. Von „Guten Morgen” bis „Bin kurz weg” und „Schönen Feierabend, bis morgen” teilen wir unseren Kolleg/innen mit, wie wir gerade erreichbar sind. Zusätzlich schreiben wir unsere täglichen Arbeitszeiten in den Slack-Status. 
  • Slack Nachrichten am Morgen aus dem Home Office
  • Wenn viele von uns im Homeoffice sind, führen wir tägliche Video-Konferenzen ein. In kleinen oder größeren Calls besprechen wir teamübergreifend oder -intern, was für uns auf der Agenda steht.
  • Um für unsere Kunden auch im Homeoffice erreichbar zu sein, verwendet jeder einzelne von uns seinen VPN-Zugang sowie die Software Zoiper, um sich mit der Telefonanlage im Büro zu verbinden. So ist jeder ganz normal über seine Durchwahl erreichbar.  
  • Kamera an! Um mehr Verbindlichkeit in unsere virtuellen Meetings zu bringen, schalten wir immer die Kamera an. Das schafft mehr Aufmerksamkeit, gegenseitige Verbindlichkeit und ermöglicht nonverbale Kommunikation.

Generell gilt: Over-Communicate! Klar ist, dass Kommunikation im Homeoffice verloren geht. Dem wollen wir möglichst entgegenwirken. Wir kommunizieren lieber einmal zu viel als einmal zu wenig. Nur im Notfall lassen wir Termine, die eigentlich im Büro stattgefunden hätten, ausfallen. Warum auch? In den meisten Fällen lässt sich schließlich unkompliziert via Videoanruf miteinander sprechen. Das gilt auch für geplante Treffen mit Kunden.

5. Mit Selbstdisziplin Arbeit und Freizeit trennen

Mit dem Homeoffice bahnt sich noch eine weitere Herausforderung an. Studien zur Folge machen Arbeitnehmer tendenziell mehr Überstunden während sie von zu Hause aus arbeiten. Verlockend ist es alle mal, da man sich beispielsweise den Weg zur Arbeit und zurück nach Hause spart und sich seine Zeit nahezu komplett frei einteilen kann. Wieso also nicht lange nach der regulären Arbeitszeit weitermachen? Die Antwort ist einfach: Feierabend und Freizeit sind wichtig, auch im Homeoffice. Und insbesondere hier sollte man beides versuchen strikt zu trennen! Um auch am nächsten Tag wieder motiviert ins Büro zu gehen, ist es notwendig sich Pausen zu gönnen und seine Zeiten auch Zuhause einzuhalten.
 
Wie sich jeder einzelne im Homeoffice motiviert, ist natürlich individuell verschieden. Den Rahmen und die Grundvoraussetzungen dafür zu schaffen, kann man aber unterstützend im Vorhinein festlegen. Durch eine klare Priorisierung der To-dos in Kombination mit der Strukturierung des Tages, in dem sich kleine Pausen wiederfinden, lässt es sich doch gleich viel effektiver arbeiten.
 
Tipp: Kopfhörer und gute Musik können dabei helfen, auch zu Hause fokussiert zu bleiben und Ablenkungen auszublenden!
 
Eines ist aber gewiss, eine gute Portion Selbstdisziplin gehört auf jeden Fall zu einem erfolgreichen Tag im Homeoffice dazu.

Flexibel und ungestresst durch den Alltagsdschungel 

Bei einem typischen Montag wie heute, inklusive Bahnausfall, ist die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten, ein Segen. Wenn man auf öffentliche Verkehrsmittel angewiesen ist oder aus anderen Gründen gehindert ist, zur Arbeit zu kommen, muss man mit spontanen Ausfällen und Verspätungen rechnen. Aber auch bei geplanten Terminen, wie einem Besuch beim Zahnarzt oder wenn sich Handwerker ankündigen, macht es Sinn, sich einen Tag im Homeoffice einzutragen – man weiß ja nie, wie lange so ein Termin dauern kann. Das ist vorteilhaft für dich, weil du nicht dauernd auf die Uhr schauen musst, damit du schnell wieder ins Büro kannst. Außerdem sorgt es in deinem Team auch für Klarheit, sodass Aufgaben und Meetings besser koordiniert werden können

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Familie und Beruf lassen sich dadurch natürlich auch viel besser vereinbaren. Wenn man das Kind früher aus dem Kindergarten abholen muss oder es krank wird, stehen Eltern oft vor einem großen Fragezeichen: Wer bleibt jetzt zu Hause und kümmert sich, um den kleinen Patienten? Die Möglichkeit von zu Hause aus arbeiten zu können, ist dabei ideal, um Familie und Job unter einen Hut zu bekommen und dabei gleichzeitig beidem gerecht zu werden

Außerdem kennen wir alle diese Tage, an denen man sich einfach nicht so wohlfühlt und der Weg ins Büro zu anstrengend erscheint. Bei solchen „kleineren Wehwehchen" bietet sich die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten natürlich optimal an. Auch um die Arbeitskolleg/innen im Büro nicht anzustecken, lohnt es sich, einen Tag zu Hause zu bleiben. Und sollte sich der leichte Schnupfen zu einer ausgeprägten Erkältung entwickeln, dann gehört man selbstverständlich ins Bett und klappt den Laptop zu, egal an welchem Arbeitsplatz man sich befindet. 

Produktivität ist keine Frage des Ortes

Nach anfänglichen Startschwierigkeiten hat sich der ungeliebte Montag dann doch noch zu einem produktiven Arbeitstag entpuppt – nur eben von zu Hause aus. Mit der richtigen Portion Selbstdisziplin, Flexibilität und Motivation kann das Konzept Homeoffice nicht nur als Ersatz bei Notfällen sehr gut funktionieren. Wir haben jedenfalls einen guten Weg gefunden, in denen wir die Möglichkeit Homeoffice in Anspruch zu nehmen, optimal in unseren Arbeitsalltag und unseren Lebensstil einplanen können, damit eine ausgewogene Work-Life-Balance auch gewährleistet werden kann.