RACI Matrix – Nie wieder Unklarheit bei der Aufgabenverteilung
Auf der einen Seite: eine Agentur, drei Teams, 20 Mitarbeiter. Auf der anderen Seite: ein Kunde, vier Ansprechpartner, sechs Dienstleistungen. Das ist kein unübliches Szenario und verlangt nach Projektmanagement und Organisation der höchsten Klasse. Denn was kann es für die Zusammenarbeit zwischen mehreren Parteien Schlimmeres geben, als unzureichende Kommunikation und ungeklärte Zuständigkeiten? Verantwortungen müssen bei Projekten von vornherein klar verteilt sein – und das nicht nur, wenn alle Beteiligten anwesend sind. Gerade für krankheitsbedingte Ausfälle und Urlaubsvertretungen sollten Unstimmigkeiten und Missverständnisse vermieden werden. Für eine klare Rollenverteilung arbeiten wir mit der RACI Matrix – doch was heißt das eigentlich?
Was tun gegen Unverbindlichkeit?
Wie geht man vor, wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Teams an Projekten für den gleichen Kunden arbeiten, es aber auch einen Projektverantwortlichen gibt und der Geschäftsführer auch irgendwie noch beteiligt ist? Wer kümmert sich darum, dass die Aufgaben erledigt und Fristen eingehalten werden – und wer kommuniziert das dann mit dem Kunden? Der Chef, der vielleicht eh per du ist oder derjenige, der im Thema drin ist und operativ gearbeitet hat? Und bei wem kann ich mir eigentlich Hilfe holen, wenn ich bei einem Todo nicht weiter weiß, einfach bei irgendeinem der Kollegen aus dem Fachbereich oder sollte es der Projektveranwortliche sein?
Es kann viele solcher Entscheidungsfragen im Alltag geben. Gerade in so einem schnelllebigem wie dem der Agentur geht man gerne einfach den kürzesten Weg – fragt den Kollegen, der nebenan sitzt oder schreibt die Mail schnell selbst. Dabei zieht das, was auf den ersten Blick arbeitserleichternd und verkürzend erscheint, die Arbeit manchmal in die Länge und macht auch vielleicht beim Kunden nicht den besten Eindruck. Denn wenn Absprachen immer neu getroffen werden müssen, man Ansprechpartner wechselt und unnötigerweise mehr Leute im Projekt involviert, als es sein müssen, werden die Kommunikationswege länger und umständlicher. Und vor allem schafft man damit eines: Unverbindlichkeit.
Klare Rollenverteilung nach der RACI-Matrix
Bei uns, und auch in vielen anderen Unternehmen, schafft eine klare Rollenverteilung Abhilfe: die RACI-Matrix. Hört sich an wie der türkische Schnaps, schafft aber um einiges mehr Klarheit.
Bei der Matrix geht es um Verbindlichkeiten und Verantwortung, um Prozessabläufe und Entscheidungsfindungen. Darum, ein Projekt zu organisieren und gegenseitiges Vertrauen zu schaffen. Vier Buchstaben sollen helfen, Chaos zu lichten. Dabei stehen diese für:
- Responsible – die Durchführungsverantwortung
- Accountable – die Rechenschaftspflicht und Gesamtverantwortung
- Consulted – die Konsultationspflicht
- Informed – das Informationsrecht
Die Verantwortungen, Pflichten und Rechte können durch vier unterschiedliche, aber auch durch nur zwei bis drei Personen verkörpert werden. Es müssen nicht zwangsmäßig immer alle Rollen vergeben sein, mal ist zum Beispiel ein Informed nicht notwendig. Im Gegensatz sollten jedoch Doppelbesetzungen mit starker Vorsicht behandelt werden und gerade beim Accountable unbedingt vermieden werden. Wichtig ist generell die bewusste Auseinandersetzung mit den Rollen.
RACI Matrix bei unserem Projekt-KickOff
Die RACI-Matrix zu nutzen und Verantwortlichkeiten festzulegen heißt nicht nur, davon zu wissen und die Buchstaben im Kopf zu haben. Viel mehr heißt es, sie niederzuschreiben und damit noch mehr Verbindlichkeit zu schaffen. Daher haben wir die vier Verantwortlichkeiten in all unseren Prozessen implementiert und verankert.
Zum einen werden so bei KickOffs unserer Projekte nicht nur alle Formalien und Ziele festgehalten, sondern auch Projektmanager und andere Zuständigkeiten festgehalten, wie in diesem Beispiel zu sehen ist:
SO KANN ES AUSSEHEN: DIE RACI MATRIX BEI EINEM PROJEKT-KICKOFF:
| Aufgabe | Responsible | Accountable | Consulted | Informed |
|---|---|---|---|---|
| Projektleitung | Octavio | Octavio | Simon | |
| Konzept | Octavio | Octavio | Simon | |
| Tracking, Dashboard | Lena | Octavio | René | Octavio |
| Facebook Ads | Jana | Jana | René | Octavio |
Die beteiligten Personen in diesem Projekt sind Projektmanager Octavio, Online Marketing Managerinnen Jana und Lena, Head of Paid Media René und Agenturchef Simon. Die Rollenverteilung sieht dann wie folgt aus:
- Die Projektleitung liegt in diesem Beispiel bei Octavio. Damit ist er der Accountable des Projektes und gleichzeitig für Leitung und Konzept auch der Responsible. Bei beiden Dingen muss er sich Rat beim Consulted Simon holen. Simon ist für das Ergebnis aber nicht verantwortlich: Er steuert nur sein KnowHow bei, mit der Erwartungshaltung, dass Octavio dies mit einfließen lässt.
- Bei der Einrichtung des Trackings und Aufsetzen des Dashboards ist Lena Responsible und damit durchführungsverantwortlich. Bei der Durchführung und der Entscheidungsfindung ist sie verpflichtet, im angemessenen Umfang Feedback beim Consulted Rene zu holen. Octavio trägt als Accountable dieser Aufgabe die Gesamtverantwortung und ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Aufgabe im zeitlichen Rahmen und inhaltlich in guter Qualität umgesetzt wird. Er sollte also ebenfalls in Feedback Loops integriert werden, gibt aber im Gegensatz zum Consulted nicht nur seinen Input, sondern ist für das Ergebnis der Aufgabe verantwortlich.
- Die Anzeigenschaltung über Facebook Ads übernimmt die Responsible Jana. Da sie Expertin auf dem Gebiet ist, ist sie hier gleichzeitig der Accountable. Auch sie muss sich für Rat an den Consulted René wenden.
- Octavio sollte als Projektleiter natürlich über alle wichtigen Entscheidungen informiert werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, schreiben wir bei uns den Projektleiter — also in diesem Fall Octavio – trotzdem bei allen Punkten noch einmal in die Spalte Informed, bei denen er nicht sowieso involviert ist.
Warum gibt es unterschiedliche Accountable und Responsible?
Es gibt mehrere Szenarien die dafür sorgen, dass der Accountable bei uns häufig nicht identisch mit dem Responsible ist. Hier zwei für uns typische Beispiele:
- Erfahrung & Skill des Responsible: Auch unsere Kollegen mit wenig Erfahrung sollen praktische Erfahrung sammeln, unsere Kunden sollen darunter aber natürlich nicht leiden. Hier reicht ein von der Verantwortung entbundener Consulted nicht aus, stattdessen ist wichtig, dass die Gesamtverantwortung bei einem erfahrenen Kollegen liegt.
- Strategischer Gesamtüberblick: Aufgrund der kanalübergreifenden Steuerung ist oft der Gesamtprojekt-Verantwortliche für viele Teilaufgaben auch Accountable. Er muss mit seinem Gesamtüberblick also sicherstellen, dass die einzelne Teilaufgabe so erledigt wird, dass sie sich perfekt in das Gesamtkonzept einfügt.
- Teilbereichsverantwortliche: Bei komplexeren Projekten gibt es neben der Projektleitung auch Accountables für einen Teilbereich, wie z.B. Paid Advertising. In diesem Fall kann die operative Durchführung (Responsible) – z.B. von Google Ads – bei einer anderen Person liegen, als die Teilbereichsverantwortung (Accountable).
RACI Matrix bei Meetings: Optimierte Protokolle
Auch in unseren Meeting–Protokollen arbeiten wir mit den Auszügen aus der RACI Matrix. Anstatt einfach ganze Gespräche mitzuschreiben, gehen wir auch hier tabellarisch vor und legen noch während des Meetings fest, wer für welche Todos responsible und accountable ist (und übrigens auch, bis wann). So können nicht nur andere Personen, aber auch vor allem man selbst schnell nachschauen, welche Aufgaben einem zufallen und mit wem man sich gegebenenfalls dafür zusammensetzen oder berichten soll oder muss.
Mit der Implementierung haben wir die Form unserer Protokolle angepasst.
Wir waren es gewohnt, das Besprochene einfach ungeordnet mitzuschreiben, Daten und Zahlen gingen so im Fließtext unter und einzelne ToDos waren oft nicht als solche erkennbar. Oft gab es nach Meetings Diskussionen und Unsicherheiten, wer sich eigentlich um was kümmern soll und wie nochmal die Deadlines waren. Aufbereitet wurde nach einem Termin nichts – jeder war selbst dafür verantwortlich, seine Aufgaben rauszuschreiben. Daraus haben wir gelernt: Wir brauchen mehr Übersichtlichkeit.
aus alt mach neu: so haben sich unsere protokolle mit der raci matrix verändert
Tabellarisch, strukturiert, zugeordnet: Unser neuer Protokollaufbau löst all diese Probleme und setzt auf Effizienz.
Jedes besprochene Thema wird einer eigenen Zeile zugewiesen, Fälligkeitsdaten und zuständige Personen erhalten eigene Spalten und jede Notiz wird zusätzlich mit einem Status versehen: Information, Decision oder ToDo. An Letzterem kann der Protokollführer nach dem Meeting einfach erkennen, welche Punkte in Asana Tasks umgewandelt werden müssen – so geht keine Aufgabe verloren.
RACI in Asana: Verantwortung im Projektplanungstool
Wer uns kennt weiß, dass wir mit vielen Kommunikationstools arbeiten und einige unerlässlich für unseren Alltag sind, allen voran Asana. Wir verarbeiten fast jede Aufgabe, Idee, Mail und Frage in einer Task im Planungstool und organisieren so unsere Projekte. Auch hier findet das RACI-Modell Anwendung, zumindest in Teilen.
In Asana gilt: Wem eine Aufgabe aktuell zugewiesen ist, der ist responsible für den nächsten Schritt. Genauso verpflichtet das Fälligkeitsdatum der Task: ohne Absprache mit dem Accountable darf dieses nicht verschoben werden. Auch hier sind die Rollen klar verteilt – informierende und beratende Rollen fallen natürlich weg.
Klare Verantwortung, mehr Effizienz
Die RACI Matrix hilft uns also, Verantwortlichkeiten abzubilden und den Überblick zu behalten. Dadurch, dass Chaos vorgebeugt oder bestehendes gelichtet wird, entlastet die Matrix auch enorm: Klare Rollen schaffen neben Verantwortung auch Freiraum. So kann man sich darauf verlassen, dass nur die Aufgaben, die auch bei einem selbst liegen (bei uns im Asana Dashboard), den Fokus und Konzentration erfordern.
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