Start Zurück im Büro – Ein normaler Office Alltag trotz Corona?

Zurück im Büro – Ein normaler Office Alltag trotz Corona?

Von
Julia Claßen
01.07.2020

COVID-19 stellt unseren Alltag nach wie vor auf den Kopf – sowohl privat als auch im Job. Umso wichtiger ist es, uns in dieser veränderten Situation Motivation und Gemeinschaftsgefühl gleichermaßen zu bewahren. Wir berichteten bereits über unsere Regelungen für die Zeit im Homeoffice. Seit Mai arbeiten wir unter strengen Maßnahmen teilweise wieder im Büro und fragen uns: Welche positiven Erfahrungen konnten wir aus dem Homeoffice mitnehmen? Wie lassen wir den Bürobetrieb langsam wieder anlaufen? Und wie gestalten wir unseren Office Alltag trotz Corona?

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Janine und Lucas bei einem Meeting mit Abstand

Homeoffice: Jeder für sich und doch alle zusammen

Das Arbeiten von zu Hause in Zeiten von Corona war für uns keine unüberwindbare Herausforderung. Das Equipment war schnell am heimischen Arbeitsplatz, sodass wir gleich loslegen konnten. Bereits vor Corona hatten wir die Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Ein Arztbesuch, ein Termin beim Handwerker oder unerwartetes Bahnchaos sind nur einige Gründe für die Wahl des heimischen Arbeitsortes. Bereits vor einigen Jahren legten wir für die Remote-Arbeit Regeln fest, bspw. für die reibungslose Kommunikation.

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Leere Flure während unserer Homeoffice-Zeit

Corona verlangte weitaus mehr von uns. Innerhalb kürzester Zeit hieß es: Laptop einpacken, Abstand halten, kein persönlicher Kontakt zu den Kolleg/innen und von zu Hause arbeiten.

Wie würde unser Alltag ganz ohne persönlichen Austausch aussehen? Wenn sämtliche Meetings, Fragen und Absprachen nur noch über Zoom laufen würden? Und das über einen längeren, nicht absehbaren Zeitraum.

Unser wichtigstes Tool: Kommunikation

Obwohl wir jedes Tool von zu Hause nutzen können, stach vor allem eine unserer Stärken heraus: Kommunikation. Für diese besondere Situation folgten wir der Prämisse: Lieber zu viel kommunizieren als zu wenig. So wollten wir sicherstellen, dass jeder bestmöglich von zu Hause arbeiten konnte – ohne das Team aus den Augen zu verlieren.

Was nehmen wir aus dem Homeoffice mit?

Die Entscheidung, vollständig aus dem Homeoffice zu arbeiten, fiel Mitte März. Fast zwei Monate mussten wir uns in den eigenen vier Wänden zwischen Wäschekorb, Mitbewohner/innen und Familie organisieren, machten alleine Mittagspause und fanden uns zu täglichen Meetings vor der Webcam ein. Was haben wir aus dieser Zeit mitgenommen?

Tägliche Meetings vor der Webcam

Nach wie vor halten wir jeden Montag unser Wochen-Meeting mit allen Mitarbeiter/innen ab und finden uns zu täglichen Stand-Ups innerhalb der Teams zusammen. Natürlich alles digital mit dem Videokonferenz-Tool Zoom.

Über 100 Stunden kamen allein bei diesen Meetings zusammen und wir haben gelernt: Der tägliche Austausch im Team sowie die wöchentliche Zusammenkunft mit allen halfen uns im Arbeitsalltag sehr.

Nach den ersten Wochen zurück im Büro haben wir unsere Mitarbeiter/innen anonym nach einem Fazit zum Homeoffice gefragt.

Frage 1: Was hast du aus der Arbeit im Homeoffice gelernt?

 

„Eigenständiges Arbeiten hängt nicht vom Arbeitsplatz, sondern vom Vertrauen und der Flexibilität der Kolleg/innen und des Chefs ab.“
„Jeder war motiviert, sein Bestes für einen reibungslosen Ablauf zu geben.“
„Eine gute Kommunikation erleichtert produktives Arbeiten.“

Das Stichwort Kommunikation wurde immer wieder genannt und positiv hervorgehoben. Viele schätzten auch das Vertrauen und waren überrascht, wie produktiv die Arbeit aus dem Homeoffice gestaltet werden kann.

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Premiere: Erstes persönliches Meeting

Letzte Woche fand eine kleine Premiere statt: Das Content Team kam als erstes Team in Komplettbesetzung zu einem Live-Meeting zusammen – natürlich mit ausreichend Abstand. Obwohl die Kommunikation per Videocall technisch reibungslos funktionierte, vermissten wir es, unsere Kolleg/innen persönlich zu treffen. Die kleinen Witze im Team, der Augenkontakt und der Teamgeist sind live einfach viel schöner und stärken das Gemeinschaftsgefühl.

Back to the Mothership: Wie wir einen sicheren Büroalltag schaffen

Die Situation war sowohl beruflich also auch privat vollkommen neu für uns. Unsicherheit und Besorgnis schwingen im Alltag noch immer mit. Rückblickend betrachtet war die Meinung im Team zum Homeoffice durchweg positiv und in Hinblick auf die Situation rund um Corona die richtige Entscheidung.

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Frage 2: Waren die HomeOffice Maßnahmen aus deiner Sicht angemessen?

95 % bewerteten die Entscheidung als angemessen. Doch wir mussten feststellen, dass wir irgendwann an unsere Grenzen stießen: Motivationsblocker, Ablenkungsfallen und vor allem der fehlende Kontakt zu unseren Kolleg/innen machten es zunehmend schwerer, uns auf die täglichen Aufgaben zu konzentrieren.

Frage 3: Welche Nachteile ergaben sich für dich aus der Arbeit von zu Hause?

 

„Nach ein paar Wochen vermisst man den persönlichen Austausch mit dem Team abseits der beruflichen Themen.“ 
„Wenn man den ganzen Tag zu Hause ist, isst man sehr viel. ;)“
„Zu Hause gibt es mehr Reize, die einen von der Arbeit ablenken.“
„Nach längerer Homeoffice-Zeit schwindet die Motivation und die Konzentrationsfähigkeit.“

 

Der Tapetenwechsel, gemeinsame Mittagspausen, das ein oder andere spontane Pläuschchen auf dem Flur sowie unser Milchaufschäumer fehlten uns. Es fiel einigen von uns schwerer, sich jeden Tag aufs Neue zu motivieren.

Auch der zusätzliche Aufwand für die Kommunikation war spürbar: Eine Nachricht schreiben oder ein Zoom-Meeting einrichten, dauert doch länger, als einfach in das Büro nebenan zu spazieren.

Es zeigte sich also: Die Auswirkungen des isolierten Arbeitens waren nach und nach zu spüren. Deshalb kommunizierten Geschäftsführer Simon mit Teamassistenz Jenny nach sorgfältiger Abwägung im monatlichen Teammeeting im April den Vorschlag: Wir wollen zurück ins Büro!

Frage 4: Was hast du am Bürobetrieb am meisten vermisst?

 

„Nach längerer Isolation fehlten mir das Team, die gemeinsamen Mittagspausen und ein richtiger Arbeitsplatz.“
„Das Miteinander mit den Kollegen, die Kaffeemaschine sowie die gemeinsame Arbeitsatmosphäre habe ich am meisten vermisst.“
„Was mir am meisten fehlte, war das fokussierte Arbeiten ohne Ablenkungsmöglichkeiten – und unser guter Van Dyck Kaffee.“

 

Regeln für den Büroalltag

Uns ist klar: Trotz der jüngsten Lockerungen ist die Corona-Krise noch nicht überstanden. Nach wie vor ist Vorsicht und vor allem Abstand im sozialen Umgang geboten.

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Auch beim gemeinsamen Lunch halten
wir uns an unsere Abstandsregeln

Denn die Unsicherheit und das Unwissen über die Auswirkungen der Corona-Pandemie begleiten uns weiterhin.

Daher haben wir für die Arbeit im Büro Maßnahmen festgelegt, die uns ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld schaffen sollen:

  • Nach Betreten öffentlicher Räume gründlich Händewaschen
  • 2 Meter Abstand: Mindestabstandsregel ohne Ausnahme!
  • 1 bis max. 2 Personen dauerhaft in einem Raum
  • Regelmäßiges Lüften
  • Meetings nur mit ausreichend Abstand
  • Tägliches mehrmaliges Desinfizieren aller Oberflächen, Klinken, Fenstergriffe etc.

Für die Anwesenheit haben wir einen Raumplan erarbeitet, in den wir uns wöchentlich eintragen. Jeder mit einer Vollzeitstelle hat den Anspruch, mindestens zwei Tage pro Woche im Büro zu sein. So ist immer rund die Hälfte der Kolleg/innen gleichzeitig anwesend, während die andere Hälfte von zu Hause aus arbeitet.

Strenge Regeln und Maßnahmen – das klingt erst mal nicht nach Spaß und lockerem Arbeiten. Doch wir wollen alle rücksichtsvoll und solidarisch sein und gleichzeitig den sozialen Austausch fördern.

Welches Fazit ziehen wir als Team nach den ersten Wochen zurück im Büro? Wir haben nachgefragt.

Frage 5: Wie ist dein Fazit zur Aufnahme des Office-Betriebs?

 

„Unter Einhaltung der bekannten Maßnahmen ist der Office-Betrieb sinnvoll. Ich fühle mich wohl und sicher.“
„Auch, wenn das Arbeiten im Homeoffice für mich gut geklappt hat, ist es super, das ganze Team wiederzusehen.“
„In unserem Rahmen funktioniert der Office-Betrieb gut, aber generell finde ich die öffentlichen Lockerungen etwas verfrüht, z.B. die Öffnungen von Fitnessstudios.“
„Die Aufnahme des Office-Betriebs war nötig, aber wir müssen stets vorsichtig bleiben. Manchmal neigt man dazu, unvorsichtig zu werden. Es gibt noch großen Respekt vor Corona und den Folgen.“

 

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Desinfektionsmittel in allen Räumen sorgen für ein sicheres Arbeitsumfeld

Unser Fazit

Nach den ersten Wochen sind wir ausgesprochen zufrieden mit dem partiellen Bürobetrieb. Die Regeln sind mittlerweile in unsere tägliche Routine übergegangen. Trotz allem schwingt der Respekt vor Corona und dem Ernst der Lage weiterhin mit. Wir haben immer die Möglichkeit, den Bürobetrieb aktiv mitzugestalten und Feedback zu geben, falls wir uns unwohl fühlen. Alle Mitarbeiter/innen bewerten die getroffenen Maßnahmen als wichtig bis sehr wichtig.

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Frage 6: Wie bewertest du die getroffenen Maßnahmen zum Office-Betrieb während der Corona-Zeit?

Fakt ist: Corona und die damit verbundenen Auswirkungen werden uns alle noch eine Weile begleiten – im Alltag, privat und auch beruflich. Deshalb sind wir froh, dass wir uns durch unseren geregelten Office-Betrieb ein kleines Stückchen Normalität zurückholen und gleichzeitig unser Solidaritätsgefühl stärken.