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Homeoffice, Stand-Ups & Zoom Meetings: Wie wir Corona entgegenwirken wollen

Von
Helena Fischer
17.03.2020

COVID-19 ist spätestens seit letzter Woche Gesprächsthema Nummer 1 – und geht auch an uns nicht vorbei. Während der Virus letzte Woche noch Topthema beim Mittagessen war und wir alle mit vagen Vermutungen über die Entwicklung spekulierten, steht seit einigen Tagen für uns fest: Wir wollen einen Beitrag zu #flattenthecurve leisten und arbeiten seit Montag aus dem Homeoffice. Doch die Umstellung birgt einige Risiken. Um die Qualität unserer Zusammenarbeit zu erhalten, haben wir uns gemeinsam auf eine Vorgehensweise geeinigt, um die kommenden Wochen zu meistern.

#flattenthecurve – Worum geht es und was soll Homeoffice bewirken?

Eins ist klar: Die Verbreitung des Coronavirus ist nicht mehr aufzuhalten. Das Einzige, was wir noch beeinflussen können, ist die Geschwindigkeit, mit der sich der Virus ausbreiten wird. Wir alle erleben in den letzten Tagen am eigenen Leib, dass das menschliche Gehirn mit dem rasanten Tempo der exponentiellen Verbreitung der Krankheit überfordert ist. Doch nicht nur unser Gehirn ist überfordert, auch unser Gesundheitssystem wird voraussichtlich in einigen Tagen an seine Grenzen stoßen.

Flattening the curve Grafik Code University

Grafik der Code University zur Entwicklung von COVID-19

Die mit dem Virus in Verbindung stehende Sterberate kann nur dann auf einem geringen Niveau gehalten werden, wenn eine medizinische Versorgung sichergestellt ist: Aus diesem Grund müssen wir alle mithelfen, die Verbreitung zu verlangsamen – gut zu sehen in der obigen Grafik oder auch im Corona Simulator der Washington Post.

Wir verfolgen also vor allem ein Ziel: Weitere Ansteckungen und Infizierungen in Deutschland so gering wie möglich zu halten. Zum einen, um die Gesundheit jedes Einzelnen zu schützen. Zum anderen, um das Gesundheitssystem vor einer größeren Katastrophe zu bewahren und um wirtschaftliche Schäden so gering wie möglich zu halten. Wir fühlen uns dazu verpflichtet, uns so wenig wie möglich im Freien oder unter Menschen aufzuhalten – dazu gehört auch, nicht mehr in der Agentur zu sein. Zwar sind wir damit vertraut, auch mal von Zuhause zu arbeiten, aber mehrere Wochen am Stück stellen uns vor neue Herausforderungen.

Daher haben wir einige Regelungen, Vorkehrungen und Best Practices zusammengestellt und verbindlich für jedes einzelne Teammitglied festgelegt, die wir an dieser Stelle mit euch teilen möchten.

Technisches Setup: Unsere Homeoffice Tools

  1. Video Konferenzen: Für unsere Videokonferenzen benutzen wir die Videokonferenz-Software zoom, die gerade in großen Gruppen hervorragend funktioniert. Für 1:1 Calls eignet sich auch die Telefonfunktion von Slack, die ebenfalls eine Videofunktion bereitstellt.
  2. Telefonische Erreichbarkeit: Neben einer selbstkonfigurierten VoiP Telefonanlage in unserem Büro (Raspberry Pi mit FreePBX - problemlose Anwendung mit über 20 Personen!) verwendet jeder einzelne von uns im Homeoffice einen VPN sowie die Software Zoiper, um sich mit der Telefonanlage zu verbinden und ganz normal über seine Durchwahl erreichbar zu sein.
  3. Schriftliche Kommunikation: Um uns gegenseitig auf kurzem Wege abzustimmen verwenden wir Slack, für konkrete und verbindliche Aufgaben und Projekt Management Asana.

Mehr über unsere Tools erzählen wir im Artikel über unsere liebsten Kommunikationstools.

Unsere Homeoffice-Regelungen

1. Face to Face: Daily & Weekly Team Stand-Ups

Kommunikation und ein geregelter Arbeitsalltag sind wichtig. Jeden Morgen um 9:30 Uhr kommen wir daher ab sofort via Zoom in den Fach-Teams zusammen, um die Tagesplanung zu besprechen, Updates zu geben und Fragen zu klären. Das dient nicht nur der Vereinfachung von Absprachen während des Homeoffices, sondern ermöglicht es uns auch, jeden Tag eine konkrete Startzeit zu haben und gemeinsam mit dem Team den Arbeitstag anzutreten. Natürlich steht es jedem frei, schon früher zu beginnen. Dennoch soll das Daily Stand-Up den Start für jeden Einzelnen markieren und erleichtern.

Jeden Montag um 9:15 Uhr wird es das kleine teambasierte Stand-Up auch im Großen geben: Mit der gesamten Agentur werden wir uns virtuell zusammen setzen, den Status evaluieren und uns gemeinsam auf die neue Woche vorbereiten.

Daily Stand-Up Meeting Zoom Corona Virus

Lagebesprechung und erstes Stand-Up am Montagmorgen

 

2. Schriftliche Kommunikation: Zusätzliche Regeln für Slack

 

Arbeitszeiten sowie An- und Abwesenheit kommunizieren

Slack Arbeitszeiten kommunizieren Corona Virus

Arbeitszeiten der Kollegen – ersichtlich in Seitenleiste & Eingabemaske

Gerade weil wir nicht, wie im Büro, aufstehen und zu unseren Kollegen rübergehen können, ist es wichtig, dass die Erreichbarkeit unserer Kollegen transparent für jeden zu sehen ist. Das stellen wir durch folgende Regelungen sicher:

  1. Arbeitszeiten in den Slack Status: Jeden morgen schreibt jeder von uns seine (ungefähren) Arbeitszeiten in seinen Slack Status.
  2. An- und Abwesenheiten kommunizieren: Wir sagen unseren Kollegen Bescheid, wenn wir unsere Arbeit pausieren. Ein kurzes “ich bin Mittagessen bis ca 13 uhr” reicht aus und verschafft Klarheit.

3. Allgemeine Meeting Regeln

Over-Communicate!

Klar ist, dass Kommunikation im Homeoffice verloren geht – allein aus dem Grund, dass wir nicht Face-to-Face kommunizieren können. Wir wollen dem unbedingt entgegenwirken und versuchen so viel zu kommunizieren wie möglich! Dazu zählt:

  • Wir sagen keine geplanten Meetings ab: Es gibt (fast) keinen Grund, Gespräche zu verschieben, wir lassen sie daher wie gewohnt stattfinden.
  • Kamera anschalten: Meetings finden grundsätzlich mit eingeschalteter Kamera statt. Das schafft mehr Aufmerksamkeit, gegenseitige Verbindlichkeit und ermöglicht nonverbale Kommunikation. Das gilt übrigens - nach Möglichkeit - auch für Kundenmeetings.

4. Ungestörte & angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen

Wir richten uns einen Arbeitsplatz ein, an dem wir ungestört arbeiten können: Ein vollwertiger, fester Arbeitsplatz mit gutem Equipment ist dabei genauso wichtig wie eine ruhige, ungestörte Umgebung.

Tipp: „Never work from bed!" Den normalen morgendlichen Rhythmus beizubehalten, vereinfacht das Homeoffice ungemein. Frisch machen, Kaffee trinken & raus aus der Jogginghose! 

Außerdem müssen Arbeit, Haushalt und Freizeit unbedingt voneinander getrennt werden. Einfacher gesagt als getan? Wir kommunizieren unsere Arbeitszeiten auch mit unserer/m PartnerIn, um uns gegenseitig den Rücken freizuhalten!

Flexible Arbeitszeiten sind uns ohnehin sehr wichtig und werden in den kommenden Wochen noch bedeutsamer: Die Situation jedes Einzelnen zu Hause kann erfordern, dass wir uns mit dem/der PartnerIn bezüglich Zeiten arrangieren müssen. Das ist natürlich völlig in Ordnung – muss nur mit den Kollegen kommuniziert werden.

Vorsichtshalber haben wir bereits letzte Woche schon unsere Firmenlaptops mit nach Hause genommen, die letzten Abholungen und Briefings wurden am Montag vorgenommen. Wem noch weiteres Equipment fehlte, hat weiterhin die Möglichkeit Maus, Tastatur oder Monitor aus dem Büro zu holen und mit nach Hause zu nehmen. Denn: Ein gut eingerichteter Arbeitsplatz erleichtert die Arbeit zu Hause sehr und erhöht die Effizienz erheblich.

Klar ist, dass Corona uns vor neue Herausforderungen stellt. Wir fühlen uns durch unsere Regeln und Grundsätze, die jedem in unserem Team präsent sind, gewappnet und werden trotz der Krisenlage wie gewohnt unsere Kunden betreuen. Und wenn nötig, mit Support zur Seite stehen.

Passt auf euch auf und #flattenthecurve.