Unsere liebsten Kommunikationstools im Alltag

Kommunikation – in welcher Form auch immer – ist das A und O für das Arbeiten im Team. Bei TrafficDesign legen wir großen Wert auf unsere effiziente Prozesse und auf die täglichen Absprachen im Team. Das können projektbezogene Fragestellungen sein, Arbeitsabläufe oder auch die Planung für die Mittagspause. Fakt ist: Neben der Face-to-Face-Kommunikation sind in der Arbeitswelt die digitalen Tools nicht mehr wegzudenken. Gerade in einer Agentur, in der auch mal remote gearbeitet wird oder verschiedene Teams an gleichen Projekten arbeiten, sind sie enorm wichtig und erleichtern den Arbeitsalltag. 

Wir arbeiten mit Tools wie Asana, Slack und Gmail, die sich alle auf unterschiedliche Weise zum Informationsaustausch eignen. Außerdem verwenden wir die Google Suite, um parallel an Dokumenten arbeiten zu können. Zuletzt sollte noch der intern entwickelte TaskManager erwähnt werden, ein inzwischen mächtiges Tool, das uns unter anderem dabei hilft, unsere Effizienz zu steigern und Budgets einzuhalten.

Kurz und Knapp: Wozu dienen unsere Kommunikationstools?

• Übersichtlichkeit: Aufgaben und Arbeitsprozesse werden strukturiert
• Vernetzung von Arbeitsabläufen
• Ortsungebundene Kommunikation
• Transparenz für alle Mitarbeiter
• Effizienz: Einsparen von Ressourcen

In diesem Artikel möchten wir euch einige unserer Favoriten-Tools vorstellen. Wer weiß – vielleicht sucht der ein oder andere ja noch nach dem einen Tool, um sich den Arbeitsalltag etwas zu erleichtern. Dann können wir vielleicht weiterhelfen! 

Asana

Funktionen von Asana

• Arbeits-, Projekt- und Aufgabenmanagement
  • Die Arbeit in überschaubare Aufgaben (Tasks) gliedern
  • Projekte erstellen und organisieren: Jedes Projekt-Mitglied erhält einen Überblick über anfallende Arbeit
  • Fälligkeitsdaten einstellen & Verantwortliche festlegen
  • uvm.
• Kommunikation
  • Kommentieren von Aufgaben
  • Feedback auf direktem kurzen Wege
• Team-Management
  • Teams erstellen, um Projekte zu organisieren
  • Follower (Teamkollegen) hinzufügen – so kann der Status einer Task mitverfolgt werden
  • uvm.

Jeder, der schon einmal im Team gearbeitet hat weiß, wie wichtig eine übersichtliche Aufgabenverteilung ist. Unterstützung dabei bietet das Tool Asana: Es dient der Projektorganisation und ist, gerade wenn es um die Strukturierung und Planung von Arbeitsprozessen geht, Gold wert. Durchblickt man erst mal die unterschiedlichen Funktionen und Strukturen des Programms, ist es leicht bedienbar und erweist sich als unverzichtbare Unterstützung in der täglichen Organisation. Denn, anders als bei dem klassischen E-Mail-Verkehr, kann jedes Teammitglied über Asana den Status Quo einer Aufgabe einsehen – von sich selbst, aber auch von Kollegen. So behalten wir stets einen Überblick über Deadlines, haben die Möglichkeit, transparent zu arbeiten und den Überblick über alle offenen und abgeschlossenen Aufgaben zu behalten – sowohl von uns selber, als auch von anderen Teammitgliedern. Deshalb nutzen wir gar keine E-Mails für die Kommunikation innerhalb unseres Teams. 

Hier kann man die Aufgaben nach Datum und Priorität sortieren.

Im Zuge des Onboardings bekommt jeder unserer neuen Kollegen bei TrafficDesign also eine intensive Asana Schulung, um eine effiziente Aufgabenkoordination innerhalb unseres Teams zu gewährleisten. So wird jedem Teammitglied nahegelegt, wie wichtig eine gute Struktur und effiziente Priorisierung der Aufgaben im Arbeitsumfeld ist. Mithilfe dieses Tools kann jedes Team die Fortschritte verschiedener Projekte verfolgen, zielorientiert Arbeiten und weder Termine noch Aufgaben können in Vergessenheit geraten.

Durch die Option, verschiedene Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen und Erinnerungen einzustellen, Listen zu priorisieren und Routineaufgaben oder wiederkehrende Aufgaben zu erstellen, hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Arbeitstage effizient zu strukturieren.

Es ist uns wichtig, dass wir den Überblick haben, aber gleichzeitig auch fokussiert sind. Aus diesem Grund organisiert jeder von uns seine Woche im Voraus, verteilt und bündelt Aufgaben auf die einzelnen Tage und konzentriert sich dann, an jedem einzelnen Tag, nur auf die an diesem Tag anfallenden Aufgaben. 

Wichtig ist es natürlich, die Grundlagen zu kennen, um das Tool effizient zu nutzen. Wir finden, gerade wenn mehrere Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenarbeiten, ist Asana ein extrem hilfreiches Tool. Die Kommunikation erfolgt auf kurzem Wege und bei korrekter Nutzung kann nichts mehr schiefgehen. Aber auch aus Motivationsgründen haben wir das Programm fast schon in unser Herz geschlossen, ein Arbeitsalltag ohne Asana ist für uns inzwischen undenkbar. Denn wer freut sich nicht darüber, wenn am Ende des Tages alle Aufgaben geschafft wurden? 

Links werden die Projekte strukturiert, Rechts wird die Task angezeigt

Slack

Für unseren täglichen Informationsaustausch im Team ist Slack unumgänglich. Wir nutzen die Software dann, wenn die Information auf möglichst direktem Wege geschehen soll. Anders als bei Asana, besprechen wir über die Chat-Funktion von Slack beispielsweise unsere Pläne für die Mittagspause oder halten uns in unseren Projekt-Channels auf dem Laufenden.

Funktionen von Slack

• Direktnachrichten an einzelne Personen

• Channels können erstellt, archiviert und gelöscht werden (beispielsweise für jeweilige Projekte)

• Zahlreiche Integrationen, beispielsweise die direkte Verknüpfung mit Asana und die von uns sehr häufig genutzte Giphy Funktion

via GIPHY

Slack und Asana lassen sich miteinander verknüpfen. Das ist super, wenn beispielsweise in Slack eine Diskussion entsteht, aus der sich eine Aufgabenverteilung ergibt. So kann mithilfe eines Plugins, aus der Diskussion eine Asana Task generiert werden.

G Suite

Auch die Google Suite ist wahrscheinlich den Meisten bereits ein Begriff. Neben den Google Docs und Sheets, an denen man prima gemeinsam und auch remote arbeiten kann, ist auch Gmail natürlich ein unumgängliches Tool und wird bei uns für die externe Kommunikation genutzt. Intern nutzen wir außerdem Google Drive, um gemeinsam und von überall aus an Dokumenten arbeiten zu können. Das Cloud-basierende System bietet uns außerdem direkte Schnittstellen zu unseren Online Marketing Plattformen via Supermetrics und trägt damit zu einem geringeren und effizientem Arbeitsaufwand bei - alles ohne Installation einer zusätzlichen Software. Damit erleichtert es unter anderem Aufgaben, wie das Erstellen von Reportings, enorm und bietet gegenüber den klassischen Microsoft Office-Programmen einen großen Mehrwert. 

Google Docs & Sheets & Presentations

• Cloudbasierte Textverarbeitung
• Präsentationen
• Tabellenkalkulation
• Ortsunabhängige, gemeinsame Dokumentenbearbeitung ohne Einrichtung oder Software
• Kommentarfunktion innerhalb von Dokumenten

Gmail

• Klassisches E-Mail-Programm
• Verknüpfung mit Asana und Google Kalender möglich

Wir nutzen Gmail ausschließlich für den Kundenkontakt. Oder eben, um wichtige E-Mails direkt als Asana Task umzuwandeln. Für die interne Kommunikation nutzen wir E-Mals so gut wie gar nicht.

Google Kalender

• Kalender
• Überblick über eigene Termine und der Kollegen
• Organisation von Räumlichkeiten und Meetings
• Urlaubskalender

Taskmanager

Und nun ein kleiner Exkurs zu einem Tools, das zwar weniger der direkten Kommunikation dient, uns aber hilft, effizient zu Arbeiten und Budgets einzuhalten.  

Der Taskmanager ist eine von unserem Geschäftsführer & Gründer Simon selbst entwickelte Agentur-Software. Ursprünglich gedacht für das einfache Messen von Arbeitszeiten, nutzen wir das Tool unter anderem auch für das Tracking von Kundenbudgets. Das ist besonders bei der Arbeit an vielen unterschiedlichen Projekten, Prozessen und Kunden von enormer Bedeutung. Jeder hat Einsicht in bereits verwendeten und noch offenen Budgets und weiß stets, wie viel Zeit ein jeweiliges Projekt in Anspruch nimmt. Nach zahlreichen Updates geht der Funktionsumfang inzwischen deutlich darüber hinaus und das Tool kann sowohl für betriebswirtschaftliche Auswertungen als auch zur Messung der Effizienz der Agentur, der Teams oder jedes Einzelnen verwendet werden. Demnächst könnt ihr in Form eines eigenen Blogbeitrags mehr über das Tool erfahren, welches in unserem Arbeitsalltag definitiv als eines der Wichtigsten gilt und den bekannten SaaS Lösungen einiges voraus hat.

Warum also unsere Lieblingstools benutzen?

Die oben genannten Tools erleichtern den Arbeitsalltag enorm. So funktioniert die Kommunikation auf direktem Wege und keine Aufgabe kann versehentlich in Vergessenheit geraten. Die Arbeit wird effizienter, je besser das Feedback funktioniert und je schneller man sich verständigen kann.

Darüber hinaus nutzen wir noch eine Vielzahl von Online Marketing Tools, die uns in unserer täglichen Arbeit unterstützen. Unsere Lieblinge stellen wir in einem eigenen KnowHow-Artikel vor: 22 Online Marketing Tools, die jeder kennen sollte.