Let’s come together – Unser monatliches Teammeeting

Wir wachsen & die Dynamik verändert sich

Zwölf neue Kollegen seit 2017, seit 2019 nun ein drittes, neues Team und zwei Umzüge innerhalb von drei Jahren. Ein starker Kontrast, wenn wir bedenken, dass Simon 2012 mit Freunden klein angefangen hat, die Arbeit sehr freundschaftlich geprägt war und anfangs alle parallel und an den gleichen Projekten gearbeitet haben. Da war es vor allem für Simon leicht, den Überblick zu behalten und alle persönlich gut zu kennen. Mit mehr und unterschiedlicheren Personen begann sich aber auch die Dynamik zu verändern: Mehr Kollegen, mehr Aufgabenbereiche, mehr Projekte, mehr Persönlichkeiten.

Der schleichende Wachstum bringt natürlich allerlei Vorteile mit sich: Der Zusammenhalt in den Teams wächst, es gibt mehr Ansprechpartner und bei jedem Teamevent gibt es bei einer großen Gruppe viel zu erzählen. Wir freunden uns an und verbringen auch außerhalb der Arbeitszeit Zeit miteinander. Aber natürlich bringt ein wachsendes Team auch neue Herausforderungen mit sich, die wir stemmen müssen. Wir müssen einen Weg finden, um alle Mitglieder der Teams zusammenzubringen. Beispielsweise kamen bei uns Fragen auf wie:

• „Wie schaffen wir es, dass die Teams sich nicht isolieren?”
• „… dass jeder weiß, was im Nachbarbüro passiert?”
• „… ob nicht auch für mein Team relevante Prozesse im anderen Team vorgehen?”

Ein effektives Mittel liegt auf der Hand und macht damit eine Sache wichtiger denn je: unsere Teammeetings.

Das Zauberwort „Partizipation”

Monatliche Teammeetings sind bei uns seit Beginn an fester Bestandteil der Unternehmenskultur und werden von Jahr zu Jahr und von Teammitglied zu Teammitglied wichtiger. Einmal im Monat zu einem festen Datum und zu einer festen Uhrzeit setzen wir uns zwei Stunden vor Feierabend zusammen, um alles rund um die Agentur zu klären und auf den Tisch zu bringen. Man muss kein Mathe-Genie sein, um zu wissen, dass so ein Meeting auch Zeit kostet: Bei 2 Stunden mit 20 Personen sprechen wir von einer gesamten Personenarbeitswoche! Trotzdem ist unser Teammeeting für uns alternativlos und unabdinglich.

Die Aufgabenverteilung ist dabei immer relativ klar: Simon bereitet zusammen mit unserer Team Assistenz Jenny das Meeting vor und die beiden geben zunächst Updates zu neuen Kunden, wichtigen Projekt-Neuerungen und zur internen Organisation – eben allem, was in den letzten vier Wochen passiert ist.

• Sind neue Kunden in der Pipeline? Wenn ja, was machen diese überhaupt?
• Bei welchen Projekten gibt es wichtige Updates?
• Personal-Updates
• Was gibt es neues aus dem Büro und was fehlt noch?
• Recaps – Wer hat welche Fortbildung besucht und wie war es?
• Stehen demnächst noch Team Events an? Gibt es Ideen, Anregungen oder Wünsche?
• Und last but not least: Welche News hat jeder einzelne?

Das alles hält zusätzlich ein Protokollführer fest und ist somit für alle im Anschluss nachlesbar – und auch für diejenigen, die nicht dabei sein konnten. Bei Bier und Limo verwandelt sich der Aufenthaltsraum in eine gesellige Runde, bei der jeder von seinem Arbeitsalltag erzählen kann.

Mangel an Partizipation – Was nun?

Und aus diesem Verb – „kann” – entstand auch unsere erste kleine „Teammeeting-Krise”. In den letzten Teammeetings wurde es ruhiger und die Partizipation schien zu sinken. Auf den ersten Blick schien das nicht weiter tragisch. Doch hat das was zu bedeuten? Wir beschlossen der Sache auf den Grund zu gehen: Woran kann das liegen? Warum fehlt die Motivation? Schnell kam die Überlegung auf, ob die fehlende Beteiligung möglicherweise durch die wachsende Teilnehmerzahl entstanden ist – à la „das, was ich jetzt sagen möchte, interessiert bestimmt nicht mehr alle” oder „das Problem möchte ich jetzt ungern vor allen Kollegen ansprechen”. Uns war klar: Wir brauchen eine Lösung, um unser Teammeeting wieder in Fahrt zu bringen. Was für Viele an dieser Stelle vielleicht „normal” oder „unproblematisch” erscheinen könnte, ist für uns bereits Anlass die Situation offen anzusprechen und daran zu arbeiten.

Bewusstsein schaffen, neue Strukturen und kleine Tasks

In dieser Reihenfolge gingen wir unsere „Mini-Krise” an. Der Status war allen klar – wenn jeder einzelne aktiv daran arbeitet, sich mehr zu beteiligen, sich mehr einzubringen und Meinungen äußert, würden wir wieder ein Teammeeting haben, was Spaß macht und seinen Zweck erfüllt. Da das Bewusstsein alleine keine langfristige Lösung ist und die Herausforderung eines wachsenden Teams nicht berücksichtigte, musste noch mehr her: neue Strukturen. Wir überlegten gemeinsam, welche Punkte im Meeting noch relevant sind, welche wir eher am Anfang besprechen oder nicht lieber in die kleinen Meetings der einzelnen Teams auslagern.

Außerdem gab es vorher gelegentlich Pizza oder anderes Essen. Was sich erstmal super anhört, entpuppte sich aber eher als Problem: Schweres Essen sorgte bei uns für Unkonzentriertheit und Müdigkeit. Stattdessen gibt es nun eher kleine Leckereien oder erfrischende Getränke.

Ein weiterer wichtiger Punkt in dem Prozess war, dass wir überdacht haben, was jeder Einzelne konkret zum Teammeeting beitragen kann. Immerhin hatte auch vorher jeder einen Redeanteil. Aber welche Informationen sind wirklich für alle spannend und welche passen besser in die kleinen Teammeetings? Immerhin muss man bedenken, dass allein ein Redeanteil von jeweils drei Minuten bei 20 Leuten schon eine Stunde in Anspruch nimmt! Wir kamen zu der Erkenntnis, dass zu detaillierte Informationen für Unbeteiligte oft nicht relevant genug sind, um sie im Teammeeting zu besprechen. Stattdessen lagern wir das in die kleineren fachinternen Meetings aus. Im Feedback stellte sich heraus, das uns die Vorstellungsrunde am meisten Spaß macht – nur darf sie eben nicht zu lang und zu zäh werden. Damit wir also nur wichtige, spannende Infos im großen Teammeeting besprechen, beantwortet jeder einen Tag vorher für sich feste Fragen, wie:

• Was hat besonders viel Zeit eingenommen?
• Was ist besonders gut gelaufen?
• Und was sollen meine Kollegen auf jeden Fall erfahren?

Das gibt dem Meeting nicht nur eine neue Struktur, sondern sorgen für mehr Interaktion. So kann auch bei niemandem mehr der Gedanke aufkommen, dass das Gesagte irrelevant sein könnte.

Fokus auf Kommunikation & Austausch: Check

Wir haben auf Entwicklungen reagiert und gleichzeitig einen neuen Weg für uns gefunden, die Teammeetings zu optimieren. Wir können vorerst einen Haken hinter das „Wie halte ich die gute Kommunikation im Teammeeting aufrecht?” machen und wissen, was zu tun wäre, wenn ein ähnliches Problem nochmal auftritt. Auch wenn wir denken, dass es nie einen akuten Anlass gegeben hat, beruhigt es, solche kleinen Schwierigkeiten aus der Welt zu schaffen. Kommunikation und Informationsaustausch untereinander ist aus unserer Sicht unabdinglich für gute Ergebnisse. Das Wir-Gefühl, Harmonie und Freundschaftlichkeit verlieren wir damit nicht aus den Augen. Das Teammeeting ist uns ein kleines bisschen heilig: Es sorgt für Transparenz, Kommunikation und den Wissensaustausch, den wir für sehr wichtig halten. Kleine Ups und Downs gehören dazu und wir haben daraus gelernt. Und umso mehr freuen wir uns auf die Donnerstagabende am Ende des Monats!