Office-Managerin Und Vertrauensperson: Aus Dem Arbeitsalltag Von Jenny

Office-Managerin und Vertrauensperson: Aus dem Arbeitsalltag von Jenny

Von
Ann-Lea Woitge
04.09.2019

Als Teamassistentin unterstützt Jenny schon seit 2017 unser Team. Was das eigentlich bedeutet und welche Aufgaben Sie bei uns bewältigt, könnt ihr hier lesen.

Juli 2017: Das erste Sommerfest von TrafficDesign steht an.

  • Getränke bestellt? Check.
  • Essen organisiert? Check.
  • Einladungen verschickt? Check.
  • Alle möglichen Szenarien im Kopf, die passieren können plus Lösungsansatz? Check.

Eigentlich kann nichts mehr schief gehen. Trotzdem ist Jenny aufgeregt – wie sind die Kunden so, die sie bisher noch gar nicht kennen gelernt hat, und über was wird geredet? Was wird von der neuen Office Managerin erwartet? 

Als Jenny im Jahre 2017 bei uns beginnt, wird sie direkt ins kalte Wasser geworfen: Die erste große Amtshandlung unserer Teamassistentin ist die Organisation einer Dachterrassenparty alias Sommerfest mit Kunden und Freunden auf dem Dach des Clusterhauses. Gar nicht zu verübeln, dass unsere frisch angestellte Teamkollegin da ein wenig nervös ist. 

Bei wunderbarem Wetter, kühlem Kölsch, leckeren Cocktails und vielen zufriedenen Kunden und Freunden ist die Party aber wirklich gelungen. Erstes Event als Teamassistentin bei TrafficDesign erfolgreich gemeistert? Check. Die neuen Herausforderungen können kommen.  

Wie alles begann

„Organisiere unser Büro und übernimm Verantwortung: Wir suchen ab sofort Unterstützung im Bereich Office Management. Sei das Gedächtnis und der Organisator unseres Teams bei Aufgaben rund um Verwaltung und Büro Organisation.“ - so stand es damals in der Ausschreibung. Gesucht wurde also jemand mit Organisationstalent, mit BWL-Backgroundwissen und – und das ist ganz besonders gewünscht – jemand, der Lust und Energie hat, Arbeitsprozesse zu optimieren, Ideen zu äußern und gut im Umgang mit Menschen und Teamkollegen ist. Die Agentur will sich weiterentwickeln, will dazu lernen, will wachsen – genau wie Jenny. Von beiden Seiten also ein Match: Nach einer relativ frustrierenden Suche nach geeigneten Kollegen für die Stelle ist sich unser Geschäftsführer Simon schon gegen Ende des Vorstellungsgesprächs sicher, dass Jenny genau das mitbringt, was als Office Managerin und Team Assistenz entscheidend ist. Die Zusage ist ihr also bereits am Ende des Tages sicher – kein langes Zappeln lassen, kein langes Überlegen. 

Seit dem 15. Mai 2017 ist Jenny Teil des TrafficDesign-Teams und seitdem Vertrauensperson, Buchhalterin und Organisationstalent in einem. Der Clou: Jenny ist die erste Teamassistentin in der Geschichte von TrafficDesign. „Ich musste mich relativ schnell selber organisieren, um den Überblick über alle Aufgaben zu behalten“, erklärt sie. Tools wie Asana und der Taskmanager helfen dabei, klar – aber auch diesen Umgang muss man erstmal verstehen und verinnerlichen. „Nach meiner Zeit als Hotelfachfrau und als Assistentin der Geschäftsführung in einer Eventfirma, kannte ich mich ein bisschen aus, was es bedeutet, als Assistentin unterschiedliche Aufgaben zu erledigen und Termine und Projekte im Kopf zu behalten.“ Dennoch ist jedes Unternehmen anders und gerade in einer jungen Agentur, gab es für sie viel Neues dazu zu lernen. 

Im Arbeitsalltag stehen buchhalterische Aufgaben, wie das Erstellen von Rechnungen, Gehaltsabrechnungen oder Monatsabschlüssen, Office-Aufgaben, wie die Koordination der Büroeinkäufe und die Übernahme der Telefonzentrale, auf dem Plan. Neben sonstigen operativen Tätigkeiten ist Jenny aber auch Ansprechpartnerin für alle personellen und auch persönlichen Belange und hat stets einen Überblick über Entwicklungen im Team und der Agentur. Bei all den Ideen, die im Laufe der Zeit Thema werden (sei es Büroeinrichtung oder neue Arbeitsprozesse) steht Jenny nicht alleine da: Auch Simon hat als Geschäftsführer natürlich ziemlich viel mitzureden und auch wir Teamkollegen – und das ist ein Grund, weshalb wir die Arbeit hier so schätzen – werden stets in Prozesse wie die Wertefindung, Kundenakquise oder sonstige wichtige Entscheidungen, die unsere Arbeitsabläufe und die Work-Life-Balance betreffen, miteinbezogen. 

Als Teamassistentin hat Jenny ab Tag eins gelernt, Denkanstöße zu geben, Abläufe kritisch zu hinterfragen und Lösungsansätze zu entwickeln und zu dokumentieren. Mit Hilfe und umgeben von einem netten Team meistert sie Tag für Tag die Arbeit bei TrafficDesign und trägt zu einem positiven Arbeitsgefühl bei.

Alles war neu, alles war anders  

Als junge aufstrebende Agentur standen noch viele Fragen offen: Wie gehen wir vor, wenn wir einen neuen Kunden haben? Wie kommunizieren wir richtig per Mail? Wie können wir unsere Arbeitsweisen strukturieren und Prozesse optimieren, sodass wir weiterhin gerne zur Arbeit gehen, effizient arbeiten können und uns als Team verstehen? Als Teamassistentin beschäftigte sich Jenny vor allem damit, diese Arbeitsabläufe zu optimieren und zu dokumentieren.

„Das war genau die Art von Arbeit, die ich mir unter der Stelle vorgestellt habe. Ich wollte Prozesse optimieren, neue Ideen einbringen und mich weiterentwickeln.“ – Jenny

 

Gemeinsam im Team wurden Strukturen entwickelt, Arbeitsabläufe klarer und strukturierter, Erfahrungen gesammelt und reflektiert: TrafficDesign wächst – nicht nur personell – und nach und nach entwickeln sich mehr Bereiche, neue Kunden, mehr Aufgaben: Heute sind wir eine renommierte Online Marketing Agentur mit einer gefestigten Unternehmensphilosophie, die sich stets an den Wünschen der Kunden und unserem Team orientiert. Noch heute werden Prozesse immer wieder hinterfragt und erneuert, in unseren monatlichen Teammeetings diskutieren und besprechen wir Neuerungen und Änderungen und als Teamassistentin hält uns Jenny stets auf dem Laufenden.

Auch Jenny sieht, wie sich das Unternehmen in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt hat: „Diese positive Entwicklung zu sehen und auch nachhaltig zu beeinflussen, macht mir wahnsinnig viel Spaß.“ Ein neues Büro, mehr Mitarbeiter, mehr Teams – seit 2019 gibt es das Content Team –, mehr Kunden, mehr Verantwortung. Bald schon stellt sich heraus, dass Jennys Aufgaben weit über Organisatorisches und Buchhaltung hinausgehen: „Meine Kollegen wachsen mir schnell ans Herz und mir ist sehr wichtig, dass sich jeder wohlfühlt und eine gute Arbeitsatmosphäre herrscht“, erklärt Jenny. Sie ist also über das bloße Office Management hinaus unsere Vertrauensperson bei allen Belangen, sorgt für lustige Geschichten am Mittagstisch und ist verantwortlich für unser wahnsinnig schön gewordenes, neues Büro.

Kaffeebar Büro 

Unser Büro am Zülpicher Platz: Viele Ideen stammen von Jenny

2019: Das Jahr der Veränderung

Der Umzug in unser jetziges Büro hat uns alle viel Energie gekostet. Heute haben wir eine Mitarbeiterwand, Bilder in jedem Büro – individuell auf die Interessen angepasst –, eine Kaffeebar und Geschenke unserer Kunden, die unser Büro so schön belebt wirken lassen. „Mir machen alle Aufgaben Spaß, aber die Einrichtung unseres neuen Büros ganz besonders“, erzählt sie. Speziell dann, wenn aus Möbel aufbauen ganze Teamevents werden und jeder Lust hat, sich zu beteiligen. Denn nicht nur das Team liegt ihr so sehr am Herzen, auch das Arbeitsumfeld. 

Zwei Jahre später organisiert Jenny eine weitere Sommer- beziehungsweise Einweihungsparty: Mit mehr Erfahrung, einem größeren Team und mehr Kunden organisiert sie (gemeinsam mit dem Team von TrafficDesign) die zweite große Party zu Ehren von TrafficDesign – im neuen Zuhause. 

Die Aufgaben unserer Teamassistentin variieren von Tag zu Tag, dennoch gibt es Dinge, die sich nicht ändern. Fakt ist: Langweilig wird es Jenny nie und ohne sie wäre ein Arbeitstag für uns alle nur halb so schön! 


Danke Jenny, für deine tolle Arbeit!